תקציב לשנת 2019 במסגרת תכנית עסקית רב שנתית

נקודת המעבר הרשמית שמחליפה את 2018 ב – 2019 מהווה הזדמנות עסקית. ממש כשם שבחיים הפרטיים רבים מאתנו ממנפים את השינוי הקלנדרי הרשמי לקבלת החלטות מחייבות שישפרו אותנו, כך נכון הדבר גם לגבי ניהול עסקים.
עסק השואף לניהול נכון, "עם יד על הדופק", ירצה להתנהל על פי יעדים ומדדים ברורים ומדידים ולדעת כאשר הוא עומד ביעדים הללו, ובעיקר כאשר איננו עומד ביעדים – מהי הסיבה לכך והיכן ניתן להשתפר.
עד כאן, הכל ברור מאליו. אבל כיצד מגדירים את אותם יעדים כך שיהיו מעצימים ובונים עבור העסק מחד, אך גם מציאותיים וברי השגה מאידך?
התשובה המקצועית הינה בניית תקציב עבודה.
תקציב עבודה הוא כלי משלים לבניית תכנית עסקית: בעוד תכנית עסקית מטרתה להוות מפת דרכים אסטרטגית ופיננסית לעסק והיא פורטת את מטרות העסק ואת הכלים המרכזיים להשגתן בשנים הקרובות, תקציב עבודה כשמו כן הוא – מתקצב את מרכיבי הפעילות השונים של העסק. בכך למעשה התקציב מהווה האמצעי האופרטיבי למימוש התכנית העסקית לשנה הקרובה. חשוב לציין כי תקציב עבודה הינו כלי רלוונטי ביותר גם בהעדר תכנית העסקית.
התקציב לרוב נבנה לקראת סוף השנה הקלנדרית ועם הפנים קדימה לשנה העוקבת. זה בדיוק הזמן שלכם לתכנן את 2018 נכונה.
תקציב שנתי פורט את יעדי ההכנסות על פי מרכיבי פעילות; את יעדי ההוצאות על פי תחומים (הוצאות תפעול, הוצאות שיווק ומכירות, הוצאות הנהלה וכלליות, תקציבי פיתוח, ועוד); בהתאם, נגזרים יעדי הרווח ומדדי הרווחיות השונים.
על מנת לבנות תקציב עבודה שנתי, השלב הראשון הוא להכיר את העסק היטב, על כל פרטיו. לשם כך תידרש סקירה מעמיקה של הדו"חות הכספיים, דו"חות מכר, רכש, מלאי, תמחור עובדים ועוד. סביר מאוד להניח שכבר בשלב הזה תעלנה תובנות חשובות לגבי העסק ויעילות ההתנהלות השוטפת.
השלב השני הינו הגדרת יעדים. יש לקחת בחשבון הן את הפעילות הקיימת והן את הפעילות העתידית הצפויה: חוזקות וחולשות העסק, נתח השוק הנוכחי והצפוי, מגמות כלליות בשוק, שינויים צפויים בתמחור ובעלויות, בעלויות השכר, בהיקפי הפעילות כולל צמיחה ועונתיות, בקהלי היעד, בתמהיל המוצרים… ישנם משתנים רבים שכדאי לסקור ולהקדיש מחשבה לכל אחד מהם בנפרד, ולכולם יחדיו כתמונה שלמה, על מנת לתכנן שנה מלאה קדימה.
השלב השלישי הינו תרגום היעדים שהוגדרו לכדי תקציב אופרטיבי. התקציב צריך להיות ברור ומפורט ככל הניתן ולשקף תמונה שקל להבינה ולפעול על פיה. כלומר, למעשה נבנה מצפן עסקי ופיננסי לשנה הקרובה. התקציב שיבנה אמנם יהיה לשנה שלמה אך יתאר את הפעילות הצפויה ברמה החודשית.
השלב הרביעי הוא… שלב הביצוע. לא מספיק לתכנן תקציב מדויק ומפואר ככל שיהיה, להניחו במגירה ולבדוק בדצמבר 2018 מה עשינו. כוחו של תקציב העבודה השנתי הינו במעקב השוטף, מידי חודש בחודשו (לפחות! על הבעיות שבדחיינות כבר דנו :). מידי חודש יש לבחון עד כמה הצלחנו לעמוד ביעדים שהגדרנו בתקציב השנתי, וזאת בעזרת דו"ח ביצוע חודשי. כלומר, בכל סעיף וסעיף יש לבחון את הביצוע בפועל אל מול היעדים, לשמוח היכן שהשגנו תוצאות טובות מהיעדים (וכמובן לוודא שאנחנו יודעים כיצד לשמרן) ולהתכנס למחשבה היכן שלא. מדוע חרגנו בהוצאות התפעול? מה הגורם המכריע? כיצד ניתן להתייעל ולהיצמד לתקציב? מנגד, מדוע לא עמדנו ביעדי ההכנסות? איזה אפיק הכנסה התגלה כחלש מהמתוכנן? האם טעינו בהערכה או שמא הזנחנו את שלב הביצוע וכדאי לרתום באופן מחייב יותר את אנשי המכירות לטובת עמידה ביעדים?
אתגר גדול בעבודה השוטפת מול התקציב ודו"חות הביצוע הינו לא להתפתות לשנות את התקציב כאשר לא עומדים בו, אלא לתכנן כיצד ניתן להשתפר על מנת לעמוד במה שהגדרנו – הרי על כן התחלנו ביעדים שהם מציאותיים וברי השגה. בד בבד, התקציב מהווה כלי עזר ממשי בעת קבלת החלטות, שכן הוא עוזר להבין האם ניתן או לא ניתן (וכדאי או לא כדאי) לערוך שינויים בעסק, כגון הגדלת היקפי הפעילות, צמצום הרכש, שינוי תהליכי הפצה, ועוד ועוד.
לסיכום, תהליך עסקי בריא לא כולל רק תכנון אסטרטגי, טקטי ופיננסי (הוא כתיבת התכנית העסקית), אלא גם תכנון מפורט, טכני ואופרטיבי מידי שנה – הוא תקציב העבודה השנתי. לבסוף, דרושה בחינה תקופתית של עמידתנו בתקציב – דו"ח הביצוע. כוחו של התקציב הוא במידת מחויבותנו אליו והתייחסותנו אל היעדים הנגזרים ממנו.
אז אם עוד לא הכנתם תקציב, קדימה, השנה כמעט נגמרת! 😊